Délai de communicabilité des archives
Les archives sont l’ensemble des documents produits dans l’exercice d’une activité pour garder trace des actions d’une personne, ou d’une organisation publique ou privée.
Les supports peuvent être variés comme des photos, des lettres, des CD-Rom, des données électroniques, des films, etc. Et peuvent être de toute époque.
Il y a trois intérêts majeurs à la conservation des archives :
• organiser la gestion des documents : que ce soit dans l'administration ou dans une enterprise, les archives permettent de mettre à disposition rapidement et en permanence des informations utiles ;
• justifier les droits ou obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et de présenter des preuves en cas de contestation ;
• sauvegarder la mémoire et créer l'histoire.
La communication des archives publiques est essentiellement régie par le code du patrimoine.
Celle des archives privées est définie en accord entre le donateur ou le déposant du fonds, et les Archives Départementales, variant suivant les fonds.
Selon le code du patrimoine à l'art. 213-1, les archives publiques sont communicables de plein droit.
Cependant, par dérogation à ce principe, le code du patrimoine avec l'art. 213-2 fixe des délais de communicabilité de ces archives afin de protéger la vie privée des citoyens, le secret industriel et commercial, et le secret médical.
En général, le délai de communicabilité est calculé à compter de la date du document le plus récent du dossier.
Voici un récapitulatif des délais de communicabilité de certaines archives :
| Type de documents | Délai |
|---|---|
| Acte de naissance | 75 ans |
| Acte de mariage | 75 ans |
| Acte de décès | Immédiat |
| Tables décennales | Immédiat |
| Recensement | 75 ans |
| Actes notariés | 75 ans |
| Enregistrements | 50 ans |
| Archives judiciaires | 75 ans |
| Dossiers du personnel | 50 ans |
| Listes électorales | Immédiat |
| Dossier médical | 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance |
Plus précisément, la durée de ce délai varie selon le contenu des documents. Pour aller plus loin dans vos recherches :
• Délai de 25 ans : Concerne tous les documents dont le contenu est lié au secret des délibérations du gouvernement, à la conduite des délibérations extérieures, à la monnaie, au secret industriel et commercial, ou à la recherche des infractions fiscales. Pour le secret statistique (données privées), le délai passe à 75 ans. Pour le secret médical, il est de 25 ans après le décès (ou 120 ans après la naissance si le décès est inconnu).
• Délai de 50 ans : Concerne les documents liés au secret de la défense nationale, à la sûreté de l'État, à la sécurité des personnes, à la protection de la vie privée, ou portant un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée.
• Délai de 75 ans : Concerne les questionnaires statistiques d'ordre privé, les enquêtes de police judiciaire (ou 25 ans après le décès), les affaires judiciaires, les minutes et répertoires des notaires (ou 25 ans après le décès), ainsi que les registres de naissances et mariages de l'état civil à compter de leur clôture.
• Délai de 100 ans : Concerne les secrets de défense nationale pouvant porter atteinte à la sécurité de personnes, les affaires judiciaires portant atteinte à l'intimité de la vie sexuelle, et les enquêtes se rapportant à une personne mineure.
• Délai de 120 ans : Concerne les secrets médicaux calculés à compter de la date de naissance de l'intéressé (ou 25 ans après le décès si la date est connue).
• Non communicables : Tous les documents liés aux armes nucléaires, bactériologiques et chimiques.
Petit rappel, lorsque des documents sont très abîmés, ils ne peuvent être manipulés, au risque de les dégrader encore plus. La communication de ces documents est alors suspendue, peu importe leur communicabilité légale. Il faudra attendre leur restauration pour qu'ils puissent être remis progressivement à la disposition du public.
Comme leur nom l'indique, les archives privées n'ont pas été produites par un organisme public et appartiennent donc à des particuliers ou des organismes privés. Lorsqu'elles sont jugées intéressantes sur le plan historique ou patrimonial, elles peuvent intégrer une collection publique d'archives.
Il peut donc s'agir d'archives familiales ou personnelles (correspondances), d'entreprises, d'associations, de syndicats, d'architectes, etc. Les conditions de communication et de réutilisation de ces documents sont fixées au cas par cas par le donateur, au moment de leur entrée.
Lorsqu'une archive publique n'est pas encore librement communicable, il est possible de faire une demande de consultation par dérogation, sans avoir la certitude d'obtenir cette autorisation. Si vous souhaitez plus de détails concernant une demande de dérogation, je vous invite à aller sur le site de France Archives.
Votre demande sera étudiée au préalable par le service producteur, puis par les Archives de France. Une réponse positive vous donnera l'autorisation de consultation sans limite dans le temps.
Si vous faites face à un refus, il vous est possible de saisir la CADA (Commission d'Accès aux Documents Administratifs) dans un délai de 2 mois. Si la CADA émet un avis favorable, l'administration peut malgré tout maintenir son refus. Vous devrez alors déposer un recours devant le tribunal administratif.
Sources : France Archives • Archives départementales • CADA
Bonnes recherches à vous !